フリーランス必見！メールで面接日程を調整する際のポイント

大事な案件参画への面談の日程がいつでもいいというわけではありませんよね？！たとえば他社エージェントとの面談日と被ってしまった、ダブルブッキングになってしまったなど、日程を変更してもらわなければならないときもあります。自分の都合で予定変更になるのはとても気まずいですが、どのようにしたらフリーランスとしての悪い印象を持たれずに面談の日程を変更してもらえるでしょうか？ここでは日程変更のためのお願いメールの書き方をご紹介します。

面談の日程変更をうまく伝えるためのメールの書き方3つのコツ

面談の日程を変えてもらうために、失礼のない仕方でお願いメールが書けるようになるためには、ポイントは３つあります。これらをしっかりと抑えることで相手に不愉快な思いをさせずに、スムーズに日程変更に応じてもらえるようにしましょう。

面談のキャンセル理由・変更理由

もしも正当な理由がある場合であれば、その理由を明確に示すようにしましょう。たとえば勉強会があるとすれば、”○○のための勉強会との日程が重なっているため”とシンプルに、でも詳細に理由を述べるようにしてください。正当な理由であれば相手も納得できます。
もしも他の会社の面談日程と同じなどで、言いにくいことが理由であるときには理由をぼかした方が無難です。「別件がある」「都合が悪い」とだけ述べて、理由については詳しくは述べないようにしましょう。

別の面談日時の候補

一度相手から言われた候補日を断ってしまったら、次に断ることはもっと難しくなります。そのために自分が面談に行ける日の候補をいくつかあげるようにしてください。「自分の都合を述べるのは失礼では？」と思うかもしれませんが、相手の手間を省く、２度の断りがないようにするためには、ある程度の日程の候補を書くのは大切なことです。日程に関しては、見やすいように箇条書きがいいです。

柔らかい表現を使う

面談の日程を断るメールに、「その日は参加できない」という旨だけを伝えるのではなく、「あいにく」「誠に勝手ですが」など、相手を気遣う言葉を使うようにしてください。あくまでお願いなのですから、きちんとそのことが伝わる仕方でお願いするようにしてください。最後には相手に手間をかけてしまったのですから、「お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ありません」と一言付け加えるだけでも、印象がガラッと変わります。失礼にならない言い回しをしましょう。一つ注意したいのがあまりに丁寧になりすぎでメールが長くならないようにしましょう。簡潔で分かりやすいメールであることも相手への気遣いです。

まとめ

面談の日の変更というあまり好ましくない状況を伝えるためには、相手を不快な気持ちにさせずに頼まなければなりません。メールでは語調や表情などで伝わることがないので、書き方に十分に気を付けたいものです。上記にあげた３つのポイントを踏まえて、スムーズに日付の変更を行ってもらいましょう。